Términos y Condiciones

1. Reservas y confirmación

Una cotización, propuesta o consulta no constituye una reserva confirmada.

La reserva se considera confirmada una vez que:

• El viajero ha proporcionado la información necesaria para gestionar el servicio.
• Se ha recibido el depósito correspondiente.
• Se ha verificado la disponibilidad de los servicios contratados.
• Responsible Trekking and Travel ha enviado una confirmación de reserva.

Algunos servicios están sujetos a disponibilidad limitada y a las condiciones establecidas por autoridades o proveedores externos. Esto incluye, entre otros, Camino Inca, entradas a Machu Picchu, boletos de tren, alojamiento y determinados servicios de transporte.

El pago de un depósito permite iniciar el proceso de reserva, pero la confirmación definitiva dependerá de la disponibilidad de los servicios requeridos.

2. Depósito inicial

El depósito requerido varía según el servicio contratado.

Para confirmar tu reserva, Responsible Trekking and Travel requiere un depósito inicial. El monto depende del tipo de servicio y de los costos que debamos asegurar con anticipación.

El depósito forma parte del precio total del viaje y nos permite asegurar anticipadamente servicios como permisos, entradas, trenes, alojamiento, transporte y personal especializado.

Los depósitos utilizados para adquirir servicios sujetos a condiciones especiales de emisión, cancelación o reembolso podrán ser no reembolsables y/o no transferibles, de acuerdo con las condiciones aplicables a cada servicio.

El depósito exacto correspondiente a tu reserva será confirmado en la cotización antes de realizar el pago.

3. Pagos

Las condiciones de pago del saldo restante serán indicadas en la cotización o confirmación de cada reserva.

Dependiendo del tipo de servicio, el saldo podrá requerirse antes de la salida, durante la llegada del viajero a Cusco o en una fecha específica previamente comunicada.

Los cargos, comisiones o condiciones aplicables a cada medio de pago serán informados durante el proceso de pago correspondiente.

Los métodos de pago disponibles y las instrucciones para realizar el pago se encuentran en nuestros canales oficiales de reserva y pago.

4. Información y documentación del viajero

El viajero es responsable de proporcionar información completa, exacta y actualizada.

Cuando sea necesario, podremos solicitar:

• Nombre completo.
• Número de pasaporte.
• Nacionalidad.
• Fecha de nacimiento.
• Información de contacto.
• Datos de vuelos.
• Información de alojamiento.
• Requerimientos alimentarios.

La información proporcionada deberá coincidir con los documentos oficiales del viajero.

El cliente será responsable de cualquier inconveniente ocasionado por información incorrecta, incompleta o desactualizada.

Para servicios que requieran permisos o entradas nominativas, cualquier modificación de los datos proporcionados estará sujeta a las condiciones establecidas por la autoridad o proveedor correspondiente.

5. Pasaporte, visas y requisitos de ingreso

El viajero es responsable de contar con un pasaporte válido, visa cuando corresponda y cualquier otra documentación necesaria para ingresar al Perú y realizar el viaje contratado.

Responsible Trekking and Travel podrá solicitar información del pasaporte para gestionar entradas, permisos y otros servicios.

Los requisitos migratorios pueden variar según la nacionalidad del viajero. Por ello, recomendamos verificar con anticipación los requisitos oficiales aplicables a su caso.

6. Camino Inca y Machu Picchu

Los servicios que incluyen Camino Inca y/o Machu Picchu pueden estar sujetos a condiciones especiales debido a las regulaciones y disponibilidad establecidas por las autoridades correspondientes.

Los permisos y determinadas entradas pueden ser emitidos con información personal del viajero y estar sujetos a restricciones respecto a:

• Cancelaciones.
• Cambios de fecha.
• Cambios de nombre.
• Transferencias.
• Reembolsos.

Cuando un servicio ya haya sido adquirido y el proveedor o autoridad no permita su devolución, Responsible Trekking and Travel no podrá recuperar dicho importe.

Por esta razón, recomendamos verificar cuidadosamente las fechas y datos de los viajeros antes de confirmar una reserva.

7. Cancelaciones realizadas por el viajero

Los depósitos iniciales de los tours que incluyen permisos para el Camino Inca y/o entradas a Machu Picchu no son reembolsables. Esta política se aplica sin excepción, incluso en casos de certificados médicos, cambios de planes o cancelaciones del viaje. Esto se debe a que el Ministerio de Cultura del Perú establece normas estrictas para la emisión y cancelación de estos permisos y entradas, y una vez adquiridos, las agencias de viajes no pueden solicitar su reembolso.

Por esta razón, recomendamos revisar cuidadosamente sus fechas de viaje antes de confirmar la reserva.

Las condiciones de cancelación dependen del tipo de servicio contratado y de los compromisos asumidos previamente con nuestros proveedores.

Cuando una cancelación sea solicitada, evaluaremos:

• La fecha de solicitud.
• El tipo de servicio.
• Los servicios ya emitidos.
• Los importes no recuperables.
• Las condiciones de los proveedores involucrados.

Los importes que hayan sido pagados a terceros y que no puedan ser recuperados podrán ser descontados de cualquier reembolso aplicable.

Cancelaciones dentro de las 72 horas

Las cancelaciones realizadas dentro de las 72 horas anteriores al inicio del servicio podrán estar sujetas a un cargo de hasta el 100 % del valor del servicio, dependiendo de los servicios previamente contratados.

La falta de presentación del viajero sin aviso previo (No Show) se considerará una cancelación dentro de este período.

Los servicios no utilizados debido a un No Show no serán necesariamente reembolsables.

8. Reprogramaciones

Las solicitudes de cambio de fecha estarán sujetas a disponibilidad y a las condiciones del servicio contratado.

En tours de un día que no incluyan servicios nominativos o restringidos como permisos de Machu Picchu que no se pueden transferir de fecha, las solicitudes de reprogramación podrán realizarse con un mínimo de 48 horas de anticipación, sin costo por parte de Responsible Trekking and Travel, siempre que los proveedores involucrados permitan realizar el cambio.

Los servicios que incluyan Machu Picchu, Camino Inca, trenes, hoteles u otros servicios sujetos a restricciones estarán regidos por las condiciones específicas de dichos servicios.

Cualquier diferencia de tarifa o costo generado por la reprogramación será asumido por el viajero cuando corresponda.

9. Crédito de viaje

En determinadas circunstancias excepcionales, Responsible Trekking and Travel podrá ofrecer un crédito de viaje en lugar de un reembolso.

Esto podrá evaluarse en situaciones como:

• Emergencias médicas debidamente documentadas.
• Restricciones oficiales que impidan realizar el viaje.
• Situaciones extraordinarias.
• Casos de fuerza mayor.

La posibilidad de emitir un crédito dependerá también de los importes que puedan recuperarse de los proveedores involucrados.

Cuando se apruebe un crédito, sus condiciones de uso serán comunicadas por escrito al viajero.

10. Cambios solicitados por el viajero

Cualquier modificación posterior a la confirmación de una reserva deberá solicitarse por escrito.

Los cambios pueden incluir:

• Fechas.
• Número de viajeros.
• Hoteles.
• Trenes.
• Actividades.
• Categorías de servicio.
• Itinerario.

Los cambios estarán sujetos a disponibilidad y podrán generar costos adicionales.

Cuando los servicios originales ya hayan sido emitidos o contratados, se aplicarán las condiciones del proveedor correspondiente.

11. Alojamiento

Los hoteles incluidos en nuestras propuestas están sujetos a disponibilidad.

Cuando el alojamiento seleccionado originalmente no esté disponible, Responsible Trekking and Travel podrá ofrecer una alternativa de categoría y características similares, procurando mantener una ubicación y nivel de servicio equivalentes.

Las solicitudes especiales relacionadas con tipo de cama, habitación, vista, piso, check-in temprano o check-out tardío estarán sujetas a disponibilidad del establecimiento.

12. Transporte y trenes

Los horarios de transporte y tren están sujetos a disponibilidad y pueden modificarse por razones operativas.

Cuando el viajero solicite un horario específico, haremos lo posible por conseguirlo, pero no podremos garantizarlo hasta que el servicio haya sido confirmado o el boleto haya sido emitido.

Los cambios posteriores a la emisión de boletos estarán sujetos a las condiciones y cargos del operador correspondiente.

13. Salud, altitud y condición física

Algunas de nuestras actividades se desarrollan en zonas de gran altitud y pueden requerir un nivel adecuado de condición física.

El viajero debe considerar las características de la actividad antes de realizar una reserva.

Asimismo, deberá comunicar con anticipación cualquier información relevante que pueda afectar su participación, incluyendo:

• Alergias.
• Restricciones alimentarias.
• Lesiones.
• Limitaciones físicas.
• Requerimientos especiales.

El viajero deberá seguir las recomendaciones e indicaciones de seguridad proporcionadas por nuestros guías y coordinadores.

14. Seguro de viaje

Recomendamos que todos los viajeros cuenten con un seguro de viaje adecuado que incluya cobertura para emergencias médicas, evacuación, rescate y actividades de aventura o trekking en zonas de gran altitud.

Salvo que se indique expresamente en la cotización, el seguro de viaje no está incluido en nuestros servicios.

Los gastos médicos, evacuaciones, rescates, medicamentos, hospitalización, cambios de vuelos u otros gastos personales derivados de una emergencia serán responsabilidad del viajero, salvo que corresponda legalmente otra condición.

15. Seguridad y modificación del itinerario

La seguridad de nuestros viajeros y de nuestro equipo tiene prioridad sobre el cumplimiento exacto de un itinerario.

Responsible Trekking and Travel podrá modificar, retrasar, reprogramar o cancelar una actividad cuando las condiciones existentes puedan representar un riesgo.

Esto puede incluir:

• Condiciones climáticas adversas.
• Desastres naturales.
• Huelgas.
• Bloqueos.
• Cierres de carreteras.
• Cierres de rutas.
• Cierres de sitios arqueológicos.
• Restricciones oficiales.
• Situaciones de seguridad.

Cuando sea posible, ofreceremos una alternativa razonable que permita mantener la experiencia contratada de la mejor manera posible.

16. Fuerza mayor

Se considera fuerza mayor cualquier circunstancia extraordinaria que se encuentre fuera del control razonable de Responsible Trekking and Travel y que afecte la prestación normal de los servicios.

Entre estas circunstancias pueden encontrarse:

• Desastres naturales.
• Condiciones climáticas extremas.
• Huelgas o conflictos sociales.
• Bloqueos.
• Emergencias sanitarias.
• Restricciones gubernamentales.
• Cierres de fronteras.
• Cierres de sitios turísticos.
• Interrupciones graves de transporte.
• Otras circunstancias imprevisibles o inevitables.

En estas situaciones realizaremos esfuerzos razonables para encontrar alternativas y reducir las consecuencias para nuestros viajeros.

Los reembolsos, cuando correspondan, estarán sujetos a los importes que puedan recuperarse de los proveedores y a las condiciones específicas de cada reserva.

17. Responsabilidades del viajero

Durante el viaje, el viajero se compromete a:

• Seguir las instrucciones de nuestros guías y coordinadores.
• Respetar las normas de seguridad.
• Respetar el patrimonio cultural y natural.
• Respetar a las comunidades locales.
• Mantener una conducta adecuada durante las actividades.
• Cuidar los equipos y bienes proporcionados.
• Cumplir los horarios establecidos.
• Informar inmediatamente cualquier inconveniente durante el servicio.

Responsible Trekking and Travel podrá suspender la participación de un viajero cuando su conducta represente un riesgo para sí mismo, para otras personas, para nuestro equipo o para el patrimonio cultural y natural.

En estas circunstancias, los servicios no utilizados no serán necesariamente reembolsables.

18. Menores de edad

Los menores de edad deberán participar en las actividades de acuerdo con las condiciones y restricciones aplicables a cada servicio y, cuando corresponda, acompañados por un adulto responsable.

Determinadas actividades de trekking o aventura pueden estar sujetas a restricciones de edad.

19. Equipaje y pertenencias personales

Cada viajero es responsable de sus documentos, dinero, equipos electrónicos, cámaras, equipaje y demás pertenencias personales.

Responsible Trekking and Travel no será responsable por pérdidas, robos o daños ocasionados por negligencia del viajero o por circunstancias fuera de nuestro control.

En los trekkings que incluyan porteadores se informará previamente el peso y las condiciones correspondientes.

20. Servicios proporcionados por terceros

Algunos componentes de nuestros viajes son proporcionados por terceros, incluyendo hoteles, empresas ferroviarias, transportistas, restaurantes, embarcaciones y otros operadores.

Estos servicios pueden estar sujetos a sus propias condiciones, horarios, restricciones y procedimientos.

Responsible Trekking and Travel coordinará dichos servicios como parte del programa contratado y realizará esfuerzos razonables para garantizar su correcta prestación.

21. Atención de inconvenientes y reclamos

Si durante el viaje surge algún inconveniente, recomendamos comunicarlo inmediatamente al guía, coordinador o representante de Responsible Trekking and Travel.

Esto nos permitirá evaluar la situación y buscar una solución mientras el servicio se encuentra en curso.

Las reclamaciones posteriores podrán presentarse por escrito, proporcionando la información necesaria para su evaluación.

22. Protección de datos personales

Responsible Trekking and Travel utilizará los datos proporcionados por el viajero para gestionar y prestar los servicios contratados, incluyendo la coordinación de reservas, entradas, permisos, alojamiento, transporte y comunicaciones relacionadas con el viaje.

El tratamiento de los datos personales se realizará de acuerdo con nuestra Política de Privacidad y la legislación peruana aplicable.

23. Responsabilidad de la empresa

Responsible Trekking and Travel se compromete a prestar los servicios contratados de manera diligente y de acuerdo con las condiciones confirmadas.

No obstante, determinados servicios dependen de proveedores, autoridades y circunstancias que pueden encontrarse fuera de nuestro control.

Por ello, no seremos responsables por pérdidas, retrasos, cambios o gastos adicionales derivados directamente de circunstancias externas, proveedores, autoridades o situaciones de fuerza mayor, sin perjuicio de los derechos que correspondan al consumidor conforme a la legislación peruana aplicable.

24. Legislación aplicable

Estos Términos y Condiciones se regirán por las leyes de la República del Perú.

Ante cualquier inconveniente, las partes procurarán resolverlo inicialmente mediante comunicación directa y de buena fe.

Cuando corresponda recurrir a una instancia competente, se aplicará la legislación peruana vigente.

25. Aceptación

Al realizar un pago o confirmar una reserva con Responsible Trekking and Travel S.A.C., el viajero confirma que:

• Ha leído estos Términos y Condiciones.
• Comprende las condiciones aplicables a su reserva.
• Ha tenido la oportunidad de realizar preguntas antes de confirmar.
• Acepta las condiciones de reserva y cancelación correspondientes.
• Ha proporcionado información correcta.
• Se compromete a respetar las normas de seguridad durante el viaje.